1. Едната възможност е да се издават отделни служебни бележки за всяко от копията

Този подход би могъл да се прилага при издаване на ежемесечна служебна бележка и то, ако отсрещната страна (работодателят по основно трудово възнаграждение) е съгласен да получава информацията в повече от една бележка и той да я обобщава.

 

2. Фикс програмата (версия 2.4.0.5405 и всяка следваща) предоставя възможност за обединяване на данните за копията в една служебна бележка.

Ще използваме конкретен пример, за да демонстрираме възможността. 
 

2.1 През даден месец, поради промени в данните на служителя, се създава негово второ копие (с новите данни), а първото се замразява.
Нека примерно това се случва през май 2020.
 

2.1.1 Необходимо е да се изготви частична служебна бележка за месец май 

-  с цел получаване на информация за облагаем доход, лични осигурителни вноски и удържан ДОД се изготвя частична бележка за замразеното копие за месец май
 
- стартира се издаване на частична служебна бележка за активното копие. Чрез бутона "Данни от други работодатели"
се отваря форма, в която трябва да се нанесе информацията от предната стъпка (при отваряне на формата "Данни от други работодатели" и активиране на действието "добавяне на данни" (чрез '+') се отваря форма, в която ЕИК и име на работодател са попълнени по подразбиране с данните на работодателя, който създава служебната бележка). Въведената информация за замразеното копие трябва да се запази.
 
- след предната стъпка създадената частична служебна бележка за активното копие съдържа обобщената информация за двете копия на служителя.
 

2.1.2 Необходимо е да се изготви частична служебна бележка при напускане на служителя

- отново се отваря формата "Данни от други работодатели"

- ако има въведени за месец май данни за замразеното копие (изпълнявана е т. 2.1.1), те трябва да се редактират

- ако няма въведени данни за замразеното копие, те се въвеждат с период май

- въвеждат се данните за периода януари-май 2020 (получават се чрез частична служебна бележка за замразеното копие за съответния период)

2.2. Служителят работи по 2 договора и има по 2 копия през повече от един месец

2.2.1. Необходимо е да се изготвя ежемесечна частична служебна бележка
- едно от копията се избира за „основно“

- за другото /„неосновно“ копие се изготвя частична служебна бележка за текущия месец

- стартира се издаване на частична служебна бележка за „основното“ копие

- данните за „неосновното копие“ се нанасят като данни от „друг“ работодател за „основното“ копие и се запазват
 
- след предната стъпка създадената частична служебна бележка за „основното“ копие съдържа обобщената информация за двете копия на служителя


2.2.2. Частична служебна бележка при напускане на служителя